一、采购管理系统中的买家和卖家

任何系统中的用户本质有两个:买家或卖家,系统的功能只是在为满足他们的需求创造天时和地利,即让他们更方便快捷地履约。

那么采购管理系统的卖家、卖家、天时地利分别是什么呢:

1. 买家

即采购管理系统的用户,一般情况下,公司会有专门的采购部门或团队来负责公司产品的采购和供给维护。他们既是系统中的买家也是系统的真正用户。

2. 卖家

即提供货品的商家,我们称之为供应商;他们不会直接使用采购管理系统,而一般会有一个供应商开放平台来供他们完成供给动作。

3. 天时地利

即提供满足交易实现的场景(功能),使双方能快捷方便地完成履约。采购管理系统中双方的履约围绕着采购订单来完成,因此采购订单的处理流程就是这个天时地利。当然为了实现采购订单的处理,有一些基础功能必须要先有,可以理解成为了完成履约必须要做的生产准备工作。

二、采购管理系统中的核心链路

上面已经解释了系统中的卖家、卖家、天时地利,下面从这三个方面出发,拆解一下系统中应该含有的最基本核心链路:

1. 买家

首先系统中要有买家,那么就设计到采购人员的信息维护和管理;有了买家后就有要采购什么东西?采购多少呢?什么时候应该采回来呢?

因此这里涉及到的链路有:

1)采购人员的维护和管理

这一功能的实现业务系统不会单独承载和建设,而是统一由公司的基础支撑服务用户中心和权限系统来完成,因此不在这里赘述。

2)应该采购什么东西

采购管理系统涉及到的商品,通常由专门负责管理和维护商品信息的管理后台系统商品中心完成,业务系统只需要使用商品的基础信息即可,不需要重复建设功能,因此也不详细赘述。

3)采购多少

某个商品采购多少(采购需求量)作为整个采购业务的起点,关系到后面的库存管理(不能多采,否则会呆滞)、前端的销售业务(不能少采,否则会缺货)。

因此备货计算的流程是整个采购业务中非常重要和关键的流程。一般分成自动备货、和人工备货。

自动备货指的是系统自动生成采购需求量(由自动备货模型计算得出),人工备货指的是采购人员根据实际情况需要特殊采购的需求量(由用户手动创建)。

由此我们得到备货数量计算的流程:

2. 卖家

作为卖家的供应商,如何将他们引入的系统中?如何管理他们?因此这里涉及到的链路有:

1)供应商引入

供应商引入的方式有两种,一是从供应商开放平台中入驻进来的商家;二是采购或调研人员手动维护的商家

2)供应商管理

商家引入后,我们需要对其质量进行评价,做到优胜劣汰;对于优质的商家需要不断进行培育,发展成长期的战略合作伙伴;同时淘汰合作指标表现不好的商家,避免不必要的资源占用和浪费

综合两个方面,我们输出卖家管理视角的链路:

3. 天时地利

如何完成采购订单的创建?如何让订单在买卖双方顺利流转?如何保证信息流、实物流、财务流的一致?因此这里涉及到的流程有:

1)订单生成

采购订单是将买卖双方联系的桥梁,因此采购单的生成是最基础的第一步。生成订单有两种方法,分别是人工手动创建、自动创建;在订单生成前我们走了一下询盘竞标:

2)订单处理

有了订单后,就需要让订单在买卖双方进行流转,买方审核确认并发出订单;卖方需要确认是否可按订单要求供货,并准确配送实物商品:

3)库存同步

当订单生成确认的那一刻,库存数据就需要跟着变动,因为这时商品的“已订货数”增加了,商家发出商品的那一刻,“在途数量”增加了,等仓库收货质检上架等等环节,每种类型的库存数量都要相应跟着变更。这就是中央库存服务要完成的事情,后期介绍库存服务系统时详细描述。

4)对账结算

对账结算的功能由统一的财务系统承载,不在采购管理系统中实现。但采购管理系统需要告知财务系统:给谁以何种方式在何时结算多少金额?

这就涉及到供应商账期的管理、采购模式和付款方式与结算方式的映射和管理、采购金额的计算、实际入库数量的管理等等。也涉及到采购管理系统、财务系统、仓库系统等上下游系统的数据流转。此部分业务细节在后期会专门介绍,这里不赘述。